It is obvious and natural that in today’s world the tradition and custom of writing letters by hand, going to the post office and sending them there is becoming less and less common. Because of technology development, people have replaced this activity with writing SMSes and emails.
However, we still sometimes need to write letters either traditionally or in a modern way. There is no problem as far as listy prywatne (informal or private letters) are concerned as we use styl nieoficjalny (informal or unofficial style).
Listy formalne (formal letters) are much more difficult since we need to know styl oficjalny (formal or official style), special expressions and they have to have the look of such a letter.
This article is devoted to listy formalne (formal or official letters) especially to podanie o pracę or list motywacyjny (letter of application).
Podanie o pracę or list motywacyjny (letter of application) – it is now quite popular to write such letters and send them to employers so that they can get to know about us, read what we know, what kind of work we would like to do and what skills or abilities we have.
Firstly, I am going to present the example of podanie o pracę or list motywacyjny (letter of application) in English.
Imagine that you are looking for a job and have read an interesting advert in the newspaper. A travel agency is offering a job as a tour guide in Warsaw and you feel it is the job for you so you decide to apply for it.
Park Street 4/67
00-950 Warsaw
24 November 2006
‘Go And See’
Travel Agency
Bank Street 12A
00-950 Warsaw
Dear Sir or Madam,
I am writing in response to your advertisement which appeared in yesterday’s issue of ‘Newsweek’ and I would like to apply for the position of a tour guide in Warsaw. I believe that my education, experience and qualifications make me a suitable person for this kind of job.
First, as far as my education is concerned, in 2003 I graduated from Warsaw University where I studied at the faculty of Tourism and Recreation. I also attended additional courses to broaden my knowledge about Poland and Polish cities. In 2005, I received a certificate finishing the course ‘Getting To Know Warsaw’.
As you can see from the enclosed CV, I have nearly three years’ experience as while I was studying, I worked in three Warsaw travel agencies where I was responsible for groups of tourist both from Poland and abroad.
As far as my foreign languages are concerned, I can speak English, Italian and German fluently. I am also a very open, communicative and talkative person which makes my contacts and relationships with people natural and friendly.
Tour guiding, however, is not only confined to my professional life. It is a very important area of my personal interests as well. I have always liked learning about the history, facts and anecdotes connected with Polish cities and I am currently writing a book about the most famous and significant buildings and places in Warsaw. I have also other interests such as psychology, music and literature.
I would like to face new challenges, which is why I am interested in this particular job. Taking into consideration my education, qualifications and my experience so far, I believe I would make a valuable contribution to the development of your travel’s agency. In addition, working for ‘Go And See’ would make it possible for me not only to use my knowledge and skills, but also to learn a lot and develop further.
Please, consider my application for the advertised position. I am ready to attend an interview at any time that is convenient to you.
I look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully,
XYZ
And now I would like to show the same letter, but in Polish.
It is as follows:
ul. Parkowa 4/67
00-950 Warszawa
24 listopad 2006
Biuro Podróży
‘Go And See’
ul. Bankowa 12A
00-950 Warszawa
Piszę do Państwa w odpowiedzi na ogłoszenie, które pojawiło się we wczorajszym wydaniu ‘Newsweek’ i chciałbym/chciałabym ubiegać się o posadę przewodnika wycieczek w Warszawie. Wierzę, że moje wykształcenie, doświadczenie oraz kwalifikacje powodują, iż jestem odpowiednią osobą do tego rodzaju pracy.
Jeśli chodzi o moje wykształcenie, w 2003 roku ukończyłem/ukończyłam Uniwersytet Warszawski, gdzie studiowałem/studiowałam na kierunku Turystyka i Rekreacja. Uczęszczałem/Uczęszczałam również na dodatkowe kursy, aby poszerzać moją wiedzę o Polsce i polskich miastach. W 2005 roku otrzymałem/otrzymałam świadectwo ukończenia kursu ‘Poznawanie Warszawy’.
Jak widać w załączonym CV, posiadam prawie trzyletnie doświadczenie, ponieważ w trakcie studiów, pracowałem/pracowałam w trzech warszawskich biurach podróży, gdzie byłem/byłam odpowiedzialny/odpowiedzialna za grupy turystów zarówno z Polski, jak i z zagranicy.
Jeśli chodzi o znajomość języków obcych, biegle posługuję się językiem angielskim, włoskim oraz niemieckim. Jestem także osobą bardzo otwartą, komunikatywną i rozmowną, co powoduje, że kontakty i stosunki z ludźmi są naturalne oraz przyjazne.
Oprowadzanie wycieczek nie ogranicza się tylko do życia zawodowego. To równocześnie bardzo ważny element moich zainteresowań. Zawsze lubiłem/lubiłam uczyć się historii, faktów oraz anegdot związanych z polskimi miastami, a obecnie piszę książkę o najbardziej znanych i znaczących budowlach i miejscach w Warszawie. Mam również inne zainteresowania, takie jak psychologia, muzyka i literatura.
Chciałbym/Chciałabym stawić czoła nowym wyzwaniom, dlatego właśnie interesuje mnie ta praca. Biorąc pod uwagę moje wykształcenie, kwalifikacje oraz dotychczasowe doświadczenie, wierzę, że mógłbym/mogłabym wnieść cenny wkład w rozwój Państwa biura podróży. W dodatku, praca dla ‘Go And See’ umożliwiłaby mi nie tylko wykorzystanie mojej wiedzy i umiejętności, ale też nauczenie się czegoś nowego i dalszy rozwój.
Proszę o rozpatrzenie mojego podania. Jestem gotowy/gotowa stawić się na rozmowę kwalifikacyjną w odpowiednim dla Państwa czasie. Czekam z niecierpliwością na Waszą szybką odpowiedź.
Z poważaniem,
XYZ
Below is the list of the most important phrases and expressions useful when writing podanie o pracę or list motywacyjny (letter of application):
Zapytanie (enquiring):
Piszę z zapytaniem o… (I am writing to enquire about…)
Piszę, aby zapytać o… (I am writing to ask about…)
Piszę w odpowiedzi na… (I am writing in answer/response to…)
Piszę w związku z… (I am writing in reference to/in conection with…)
Odwołując się do… (With reference to…)
Czy moglibyście przesłać mi dalsze szczegóły/dokładne informacje na temat…? (Could you please send me further details/detailed information about…?)
Zastanawiam się, czy mogliby mi Państwo powiedzieć… (I wonder if you could tell me…)
Podanie o pracę or list motywacyjny (letter of application):
Piszę w odpowiedzi na/w odniesieniu do Waszego ogłoszenia, które ukazało się w … dnia … (I am writing in response to/with regard to your advertisement which appeared in … on …)
Chciałbym/Chciałabym ubiegać się o pozycję… (I would like to apply for the post of/position of…)
Jeśli chodzi o moje wykształcenie,… (As far as my education is concerned,…)
Jak widać w załączonym CV,… (As you can see from the enclosed CV,…)
Biorąc pod uwagę… (Taking into consideration…)
Kończenie listów (finishing letters):
Proszę o rozpatrzenie mojego podania. (Please, consider my application for the advertised position.)
Jestem gotowy/gotowa stawić się na rozmowę kwalifikacyjną w odpowiednim dla Państwa czasie. (I am ready to attend an interview at any time that is convenient to you.)
Czekam z niecierpliwością na Waszą szybką odpowiedź. (I look forward to your reply/to hearing from you soon.)
Czekam z niecierpliwością na odpowiedź w najbliższym czasie. (I look forward to hearing from you in the near future.
Byłbym/Byłabym wdzięczny/wdzięczna za w miarę szybką odpowiedź. (I would appreciate a reply at your earliest convenience. / I would appreciate it if you could reply promptly.)
Mam nadzieję, że wkrótce się Państwo odezwą. (I hope to hear from you soon.)
Gdyby chcieli się Państwo ze mną skontaktować… (If you should need to contact me…)
Załączam/Do listu załączam… (Enclosed is…/ Please find enclosed… / I am enclosing… /I am enclosing herewith…)
Z poważaniem (Yours faithfully)
--------------------
I have decided to write about listy formalne (formal letters) as I observe people and I often notice that they have problems when they are to write them. They sometimes even do not know how to begin, what words to use and what is or is not allowed in styl formalny (formal style). When they see the example letter, then, it is much easier because they just exchange some information and as you see some expressions and phrases are permanent so it is enough to rewrite them. I hope the above Polish letter will serve as such an instance.
Ivonka
